Entwicklung der Informationstechnologie in der Behindertenhilfe

Die Entwicklung der Informationstechnologie hat in den letzten 40 Jahren eine derart hohe Geschwindigkeit gehabt, dass diese in mittelständischen Unternehmen, wie es auch Einrichtungen der Behindertenhilfe häufig sind, zwar wahrgenommen wurden, häufig sind sie aber in der täglichen Informationsflut neudeutscher Begriffe und Abkürzungen untergegangen und haben nur zur weiteren Verwirrung beigetragen. Deshalb scheint es sinnvoll, einige dieser Entwicklungen näher zu beleuchten und dazu anzuregen, sich diesen Themen zu widmen.

DMS – Dokumenten-Management-Systeme

Bei der Implementierung von Qualitäts-Management-Systemen wurden Prozesse zwar beschrieben, häufig wurde aber nicht überprüft, ob durch den Einsatz vorhandener oder neuer Software Abläufe durch verbesserte Kommunikation und Information der am Prozess Beteiligten weiter optimiert werden können. Deutlich wird diese Situation an der Tatsache, dass Dokumenten-Management-Systeme mit integriertem Workflow eher selten in Einrichtungen implementiert worden sind.

Geschäftsprozesse laufen heute immer schneller ab und erzeugen dabei große Mengen an Dokumenten, teils in Papierform, immer häufiger aber bereits elektronisch. In den Dokumenten sind Informationen hinterlegt, die verschiedene Mitarbeiter zur Erfüllung Ihrer Aufgabe benötigen. Häufig wird darauf noch so reagiert, dass eine möglichst hohe Anzahl von Fotokopien erstellt wird, um alle eventuellen Informationsbedürfnisse zu befriedigen. Auch wird gerne noch das beliebte Umlaufverfahren gewählt, mit der Konsequenz, dass das Dokument mit erheblicher Verzögerung dann den letzten Empfänger erreicht.

Ein wesentliches Kapital der Einrichtungen ist das angesammelte Wissen, das in vielfältiger Form in unterschiedlichen Dokumentenarten vorhanden ist. Es sollte schnell und einfach an allen Arbeitsplätzen abrufbar sein.

Diese Aufgaben lassen sich mit dem Einsatz integrierter Dokumenten-Management-Systeme (DMS) zur Verwaltung von Dokumenten, der elektronischen Prozessabbildung und dauerhaften Datenarchivierung lösen.

Der Einsatz moderner Informationstechnologien wird noch aus einem weiteren Grund immer wichtiger: Die gesetzlichen Vorgaben im HGB (Handelsgesetzbuch) oder GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) schreiben Aufbewahrungsart und -fristen für alle Dokumente vor, die im Zusammenhang mit einem Geschäftsablauf stehen, also z. B. auch E-Mails. Steuer- und Wirtschaftsprüfer legen mittlerweile bei Ihren Prüfungen großes Augenmerk auf die Einhaltung der entsprechenden gesetzlichen Regelungen.

Letztlich kann DMS dem steigenden Kostendruck durch eine wesentliche Kosteneinsparung begegnen und zwar nicht nur durch die reduzierten Lagerflächen für Papierakten, sondern insbesondere durch den schnelleren Informationszugriff, die Recherche und natürlich in der Tatsache, dass Prozesse schlanker und damit wirtschaftlicher gestaltet werden können.

ASP Application Service Providing

Kein Mensch käme auf die Idee, sich eine Kuh zu kaufen, weil er regelmäßig Milch trinkt.

Die rasante Entwicklung, die Steigerung der Leistungsfähigkeit und der Preisverfall der Hardware verführte EDV-Nutzer (seit den 70er Jahren) dazu, die elektronischen Alleskönner im eigenen Unternehmen zu installieren. Durch die in den letzten Jahren immer schwieriger werdende Situation durch Vernetzung komplexer Anwendungen, sind die Kosten für Administration explosionsartig gestiegen. Wir haben uns daran gewöhnt und hinterfragen auch nicht mehr, ob es wirtschaftlich ist, auch weiterhin "das teure Futter für unsere EDV-Kuh zu kaufen". Um Missverständnisse zu vermeiden, hier soll nicht die Uhr zurück gedreht werden, um das Rechenzentrum der 60er Jahre wieder zu beleben.

Seit Ende der 90er Jahre ist auf dem Markt ein Geschäftsmodell verfügbar, das als Application Service Providing (ASP) bezeichnet wird. Wie der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (BITKOM) berichtet, erlebt ASP zurzeit eine Renaissance. Nach einem ersten Boom um die Jahrtausendwende entscheiden sich wieder viele Unternehmen, Mietsoftware einzusetzen. Sie erkennen, dass sich heute dank Online-Anbindungen und intelligenter ASP-Anwendungen wirtschaftlich attraktive Lösungen realisieren lassen. Unternehmen können sich wieder stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und so ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Bei ASP erfolgt der Zugriff des Anwenders mit Hilfe eines Browsers über eine verschlüsselte Internetverbindung. Es werden also keine Programme mehr auf der lokalen Festplatte oder im lokalen Netzwerk installiert. Für die Nutzung der Mietsoftware zahlt der Kunde eine monatliche Nutzungspauschale.

Den Unternehmen, die sich für den Einsatz von ASP-Modellen entscheiden, bieten sich Vorteile in verschiedenen Bereichen:

• Kosten-Vorteile: Geringere Investitionskosten; geringere Kapitalbindung; höhere Liquidität; mehr Planungssicherheit durch transparente Kostenstrukturen
  
• Technologische Vorteile: Immer aktuellste Software; immer neueste Sicherheitsstandards; geringe Hardware-Anforderungen; Unabhängigkeit von immer kürzeren Software-Lebenszyklen.
  
• Service-Vorteile: Gewährleistung hoher Verfügbarkeit, Ausfallsicherheit und Datensicherheit; Administration und Benutzerbetreuung, zentrale Datenhaltung mit weltweitem und zeitlich unabhängigem Zugriff.
  
• Strategische Vorteile: Schneller Einsatz der Anwendungen; Konzentration auf Kernkompetenzen; dezentrale Unternehmensstruktur möglich (Home-Offices etc.).

Neben diesen positiven Aspekten tragen auch die verbesserten Rahmenbedingungen zur Renaissance von Mietsoftware bei. So ist breitbandiges Internet inzwischen zu adäquaten Kosten verfügbar. Außerdem gibt es heute etablierte Sicherheitstechnologien und ein umfangreiches Angebot zukunftsweisender ASP-Lösungen. Die Erfahrungen rund um "Application Service Providing" seit der e-business Euphorie zur Jahrtausendwende haben deutlich gemacht, dass die Inanspruchnahme derartiger Online- Dienstleistungen sehr wesentlich davon abhängen, ob ASP Anbieter ihren Kunden neben den funktionalen Anwendungsgegebenheiten auch verbindlich darstellen können, wie sie die ASP Bereitstellungsqualität im Sinne einer Service-Verfügbarkeit und -Sicherheit gewährleistet werden können.


IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse

In den Einrichtungen für behinderte Menschen sehen sich Betreuer, Gruppenleiter und Kollegen des Sozialdienstes einem immer größer werdenden Zielkonflikt ausgesetzt: Steigender Verwaltungsaufwand und Kostendruck stehen im Widerspruch zu den Ansprüchen an eine qualitativ hohe Förderung der behinderten Menschen. Wie kann dieser offensichtliche Zielkonflikt beseitigt werden? Sicher nicht durch das Verlagern von Aufgaben in andere Abteilungen (Verwaltung) oder Zuständigkeiten. Die Optimierungsmöglichkeiten liegen im sinnvollen Zusammenspiel von Aufgaben und der Nutzung von Software, die Prozesse abbilden kann, Informationen zentral verwaltet und durch eine eigene Logik unnötige Arbeitsschritte von Nutzern vermeiden hilft.

Dabei kann es nicht nur darum gehen, die Prozesse einer Abteilung abzubilden, sondern abteilungsübergreifend zu arbeiten. Als Beispiel sei hier die Eingabe einer Fehlzeit genannt. Diese einzelne Information wirkt sich in nahezu allen Abteilungen auf Planung, Abrechnung und Erlöse aus. Das erfordert, dass diese Information, ohne weitere Eingriffe allen Beteiligten ohne Verzögerung zur Verfügung steht. In der Realität findet man bei dieser relativ banalen Aufgabe die unterschiedlichsten Formen des Informationstransfers, wie Dateien, Excel-Tabellen oder sogar noch Listen.

Neben der Notwendigkeit Prozesse zu optimieren und Verwaltungsabläufe zu verschlanken, zwingt der in den letzten Jahren steigende Kostendruck viele Einrichtungen, beständig ihre Ausgaben zu kontrollieren und ihre Erlöse zu steigern. Die Entwicklung von Kosten und Erlösen muss dabei stets nachvollziehbar sein, um bei negativen Trends schnell und gezielt reagieren zu können. Deshalb sind die Anforderungen, die an die Leistungsabrechnung und das Rechnungswesen gestellt werden, höher als jemals zuvor.

Nur eine gute Zusammenarbeit aller Unternehmensbereiche stellt den reibungslosen Ablauf sicher und stellt die notwendigen Zahlen zeitnah dem Rechnungswesen zur Verfügung um damit aussagekräftige Berichte zur Steuerung der Einrichtung zu erzeugen.

Dass es dabei noch Defizite gibt, liegt nicht immer in der installierten Software, sondern auch in der Unkenntnis der Funktionalität der eingesetzten Programme oder auch in der mangelnden Bereitschaft die Zusammenarbeit zu verändern und zu optimieren. Ein weiterer Grund ist in den Kriterien für die Auswahl der Software zu suchen. Neben der Gewichtung faszinierender Einzelfunktionen muss der Fähigkeit, abteilungsübergreifende Prozesse abzubilden, wesentlich höhere Priorität gegeben werden.